Egal, ob man selbstständig ist, eine Agentur oder einen Onlineshop betreibt, die Buchhaltung ist immer eine Pflicht, die nicht jedem Spaß macht. Auch das Schreiben von Rechnungen oder das Archivieren von Belegen ist nicht jedermanns Sache. Zum Glück gibt es dazu im Internet Abhilfe zum Beispiel webbasierte Buchhaltung- und Rechnungssysteme. Wie immer ist es nicht leicht, das richtige System zu finden. Deshalb haben wir die webbasierte Buchhaltungs- beziehungsweise Rechnungssoftware FastBill für euch getestet.
Das SaaS (Software as a Service) FastBill gibt es seit 2007 und beschäftigt sich hauptsächlich mit der digitalen Abrechnung. Das System gibt es in verschiedenen Paketen, welche eine monatliche Grundgebühr kosten. Angefangen bei 5,00 Euro im Monat mit dem „Complete“ Paket bis zur „PLUS10“ Version, für welche man 49,00 Euro berappeln muss, hinzu kommt dann noch die Mehrwertsteuer. Das Buchhaltungssystem ist geeignet für Dienstleistungen oder Produkte, jedoch beheimatet die webbasierte Lösung keine Funktion für die Bestände in einem Unternehmen.
Der Hauptkern des Systems ist die Verwaltung von Kunden, Angeboten, Rechnungen inkl. Mahnungen, einem Zeiterfassungssystem, das Archivieren von Belegen und Dokumenten und vielem mehr. Das SaaS kann als Komplettlösung für die Buchhaltung verwendet werden, da automatisch mit dem Eingeben von Belegen und der Erstellung von Rechnungen automatisch eine Kosten-Überschuss-Rechnung erstellt wird. Mittels der Import und Export Funktion lassen sich sämtliche Daten, wie beispielsweise die Kunden importieren beziehungsweise exportieren. Praktisch hierbei ist der Export als DATEV-Datei, welche die gesamten Daten in das passende Format für den Steuerberater exportiert. Zusätzlich dazu kann in den Einstellungen ein Zugang für den Steuerberater eingerichtet werden, sofern dies gewünscht ist.
Im Falle, dass man mehrere Mitarbeiter für die Buchhaltung hat, lassen sich weitere Mitarbeiterzugänge einrichten, welche mittels eines Rechtssystems verschiedene Rechte zugewiesen bekommen. Bei der Kundenverwaltung lassen sich viele Daten hinterlegen, von der Anschrift über die Zahlungsart bis hin zu unternehmensinternen Notizen. Mit FastBill lassen sich die Zahlungsfälligkeiten ebenfalls betrachten und das System warnt automatisch bei überfälligen Zahlungen. Außerdem erstellt das Webprogramm automatisch Statistiken zu den Kunden, womit man immer eine Statistik über die durchschnittliche Zahlungsdauer eines Kunden bekommt.
Ab dem mittleren Paket „PLUS“ erhält der Nutzer „brandingfree“ Briefpapier, auf welches sein eigenes Logo gedruckt werden kann und individuell angepasst werden kann. Nach dem Erstellen von Rechnungen können diese direkt aus der Oberfläche heraus versandt werden. Egal, ob per E-Mail oder per Post. Bei dem Postweg ist das Porto schon dabei und die Rechnung wird automatisch an den Kunden gesandt, ohne dass sich der Selbstständige darum kümmern muss. Für den Rechnungsversand per E-Mail werden die Rechnungen digital signiert, so wie es §14 UStG bei dem digitalen Rechnungsversandt möchte. Für das Signieren beziehungsweise für das Versenden per Post fallen allerdings geringe Kosten im Centbereich an, welche als Credits abgebucht werden. Diese Credits müssen im Voraus aufgeladen werden. Für Rechnungen, welche im selben Intervall versandt werden müssen, zum Beispiel bei Mieten oder Hostingverträgen gibt es die wiederkehrende Rechnungen. Durch diese wird automatisch im entsprechenden Intervall die Rechnung als Entwurf oder als fertige Rechnung erstellt. Es wird auch die Möglichkeit angeboten, den Kunden ein Kundencenter zu bieten, auf welchem der Kunde seine Angebote, Rechnungen und Dokumente einsehen kann. Bei Fragen zu Rechnungen kann der Kunde direkt aus der Oberfläche heraus dem Verkäufer mittels Messagingsystem eine Nachricht versenden.
Eine weitere Funktion des Kundencenters ist die Bezahlfunktion. Mit dieser bekommt der Kunde die Möglichkeit, per Klick seine Rechnung zu bezahlen, entweder via Paypal, per Lastschrift, per Kreditkarte oder sogar mit Sofortüberweisen.de. Wählt der Kunde eine solche Option, teilt FastBill dem Betreiber automatisch mit, wann die Zahlung eingegangen ist. Selbstverständlich kann auch weiterhin ganz klassisch per Überweisung bezahlt werden, allerdings muss der Zahlungseingang dann selbst verbucht werden.
Für die Speicherung von Dokumenten und die Archivierung von Belegen stehen bei dem kleinsten Tarif zwei Gigabyte Speicher auf einem deutschen Server zur Verfügung. Reicht der Speicherplatz nicht aus, so kann mit dem Anbieter ein individueller Tarif ausgehandelt werden. Der Upload der Dokumente wird entweder mittels des Webbrowsers vorgenommen oder einfach per E-Mail versandt. Zudem steht eine App für iOS und Android bereit, mit welcher die Dokumente eingescannt werden können. Diese App ist jedoch einmalig kostenpflichtig.
FastBill bietet eine gute Lösung für die Buchhaltung. Für diverse geschäftliche Funktionen kann FastBill genutzt werden uns es muss nicht auf mehrere Dritte Anbieter zugegriffen werden. Angefangen von dem eigenen Briefpapier und der eigenen Schrift bis zur Archivierung der Belege. FastBill ist leicht zu bedienen und die Einarbeitung in das System erfolgt recht schnell und einfach. Eine weitere Möglichkeit darf nicht vergessen werden: betreibt man einen Onlineshop mit Jimdo, können mittels Export der Bestellungen und anschließendem Import in FastBill automatisch Kunden, Lieferscheine sowie Rechnungen erstellt werden. Neben der Funktion von Gutschriften stehen dem Nutzer weitere Funktionen wie Mahnungen und sogar Stornorechnungen zur Verfügung.
Wie bei jedem System gibt es aber auch Nachteile an dem Ganzen. Zwar ist die Softwarelösung per SSL gesichert, aber wie gut das System geschützt ist, ist nicht geklärt. Klar, im Internet geht man viele Gefahren ein, nicht zuletzt mit den Cloudsystemen, wie der Dropbox wo die Server in den USA stehen. Bei diesem Gesichtspunkt ist der deutsche Server des Anbieters sicherlich sicherer und es muss nach deutschem Recht vorgegangen werden. Für Ärzte oder Rechtsanwälte zum Beispiel wäre FastBill leider keine Alternative, nicht zuletzt diese unter Schweigepflicht stehen und nicht geklärt ist, wie gut die Daten geschützt sind. Man muss aber auch beachten, dass dies nicht die Zielgruppe des Unternehmens ist, sondern Vielmehr Selbstständige oder kleinere Agenturen. Für kleine Unternehmen oder Betreiber eines (Online)shops ist das Tool sicherlich eine sehr gute Alternative als das umständlichere Manuelle Bearbeiten der gesamten Buchhaltung.
Ein kleiner, allerdings ebenfalls zu bemängelnder Punkt: Während unserer viertägigen Testphase von FastBill war die Supportseite zu keiner Zeit erreichbar. Die Seite lädt, jedoch ist dort kein Ende in Sicht und die Seite lädt unendlich lange, auch nach 30 Minuten Laden war noch nichts zu sehen. Für Neukunden, welche die Funktionalität der Homepage testen, bevor sich diese anmelden, könnte dies ein Grund sein, sich nicht zu registrieren, zumal sich auf dieser Supportseite laut der Navigation auch die FAQ befindet.
Alles in Allem ist FastBill eine optimale Software für die Buchhaltung eines kleineren Unternehmens, Agentur oder Onlineshops. Auch für Blogger dürfte die Software geeignet sein, sofern man kein Problem wegen dem Datenschutz hat. Mit dem Programm macht es sicherlich jedem wieder Spaß, Rechnungen zu schreiben oder Belege unkompliziert zu archivieren, zumal alles papierlos vonstatten geht. Nicht einmal für den Versandt der Dokumente per Post muss man zu dem nächsten Briefkasten rennen.
Jedoch bietet erst das mittlere Paket die optimale Ausstattung, welches dann bereits knapp 19 Euro kostet. Bei der billigsten Version können auf den Rechnungen, Aufträgen etc. nicht das eigene Logo verwendet werden, da dann das Unternehmenslogo von FastBill abgebildet ist. Auch die Funktion für das Webpaymentsbezahlsystem im Kundencenter gibt es bei der billigeren Variante nicht. Versendet man mehrere Rechnungen im Monat, ist man mit dem mittleren Paket nicht falsch beraten. Ein Tipp am Rande: FastBill kann 30 Tage kostenlos ausprobiert werden und wird nicht automatisch verlängert. Für die Registrierung der Testphase wird lediglich ein Passwort und die E-Mail Adresse benötigt.
Sponsored Article verfasst von Moritz Krauss.